Defina quem cuida 

Quem vai acompanhar o caso e cuidar da próxima resposta ao cliente? Combine isso antes de passar o trabalho. A revisão da peça pode envolver colegas; o acompanhamento precisa de uma pessoa definida.

Comece pelo caso pendente

Escolha um caso que ainda precisa de atenção. Registre quem acompanha, qual é a próxima ação e onde a equipe confere o andamento. Use o registro privado que o escritório já mantém, respeitando os acessos de cada pessoa.

Separe o cuidado com o caso das tarefas específicas. Quem acompanha o atendimento pode precisar da revisão de outro advogado. O responsável por um prazo também precisa ser definido no controle daquele prazo: não presuma que um combinado substitui o outro.

Confirme a passagem

Exemplo fictício: Ana acompanha o Caso Ipê e vai passar o atendimento a Bruno. Antes da troca, eles combinam o que está pendente e qual será a próxima ação. Bruno confirma que entendeu o trabalho. Só mudar o nome numa lista não comprova que ele leu o caso.

Registre quem passa a acompanhar e preserve a autoria dos documentos anteriores. O novo responsável precisa saber de onde continuar; a equipe precisa distinguir quem escreveu a peça de quem cuida do atendimento agora.

Prepare a saída do colega

Antes de retirar alguém da equipe, confira os casos pendentes e combine um sucessor para cada um. Se algum ficar sem destino, resolva essa passagem antes de concluir a saída.

Acompanhar um caso não significa ter acesso exclusivo a ele. Confira separadamente as permissões do sistema usado pela banca. Também não presuma que retirar acesso recolhe arquivos já baixados.

Confira o que terminou

Ter um responsável definido é diferente de ter respondido ao cliente. Registre a conclusão da ação quando ela acontecer; uma mensagem preparada ainda não é uma mensagem enviada.

Ao retomar o trabalho, confira os casos sem responsável e as passagens que ainda precisam de confirmação. Se um registro falhar, veja o estado atual antes de repetir a mudança.

Para preparar a próxima peça, consulte os modelos de peças. Para combinar a revisão com um colega, leia como revisar em equipe.