Consulta com próximo passo 

A conversa termina com um encontro combinado. Para continuar o trabalho, registre também o que fazer antes ou depois dele. Mantenha horário e próximo ato junto ao atendimento que deu origem à consulta.

Combine e confira

Antes de considerar o encontro marcado, confira data, início, fim e fuso com quem participa. Uma tentativa de reserva ou um texto de confirmação preparado ainda não demonstram que o horário foi confirmado.

Exemplo fictício: no Atendimento A, o titular combina uma consulta e anota que vai conferir as informações já recebidas antes da conversa. O horário diz quando se encontram; o próximo ato diz como o caso continua.

Atualize o mesmo atendimento

Se o horário mudar, registre a alteração no mesmo atendimento. Confira o horário que passou a valer e o que precisa ser feito depois. Se houver conflito ou falha ao salvar, verifique o registro atual antes de repetir a operação.

Quando usar um arquivo ICS, confira manualmente o compromisso importado após qualquer mudança. A importação de um arquivo não demonstra que a agenda externa está sincronizada.

Retome após cancelamento ou ausência

Cancelar o encontro e encerrar o atendimento são decisões diferentes. Registre o cancelamento e escolha o próximo ato. Se a consulta não aconteceu, registre a ausência e confira se cabe combinar outro horário.

Exemplo: a consulta do Atendimento B foi cancelada. O escritório conserva o histórico e define como próximo ato combinar uma nova data. Não marca a conversa como realizada nem o atendimento como contratado.

Separe consulta de contratação

Marcar ou comparecer não prova contratação. Preserve os registros de consulta, contratação e recebimento como marcos distintos. Da mesma forma, preparar uma mensagem não significa que ela foi enviada ou que alguém a leu.

Ao revisar a rotina, comece pelos atendimentos que ficaram sem um próximo ato. O objetivo é que cada contato tenha um próximo encontro ou uma ação clara para continuar no mesmo caso.