Escolha o que acompanhar 

Um aviso pode sair da sua atenção antes de a tarefa terminar. Ao abrir uma mensagem, separe o que você leu do que ainda precisa fazer.

Escolha a próxima ação

Para cada mudança, pergunte: preciso conferir um documento, revisar uma peça ou decidir o próximo passo? Volte ao lugar onde esse trabalho acontece. A leitura do aviso não registra a execução da tarefa.

Exemplo fictício: chegou um documento para o Caso A. A advogada leu a mensagem, mas ainda precisa conferir se o arquivo está legível. A tarefa continua pendente até essa conferência.

Guarde sem perder a tarefa

Antes de arquivar um aviso no canal que você usa, confira onde a tarefa ficará registrada. Arquivar uma mensagem organiza a caixa; não encerra o caso. Se arquivou antes da hora, procure a mensagem entre as arquivadas e retome pelo registro da tarefa.

Não use a quantidade de mensagens não lidas como lista de obrigações. Uma mensagem lida pode exigir trabalho; uma caixa vazia não comprova que os prazos foram cumpridos.

Combine o que acompanhar

Escolha quais mudanças merecem sua atenção e em que momentos você vai conferi-las. Se o canal oferecer silêncio, confira o horário e o fuso antes de usar. Silenciar avisos não muda o combinado nem o vencimento de uma tarefa.

Use apenas os canais disponíveis para você. Não conte com um e-mail ou aviso no celular que ainda não foi confirmado. Ao retomar, confira o registro do trabalho e o próximo passo, mesmo que nenhuma mensagem nova tenha chegado.