Reutilize a prova certa 

Antes de pedir um documento outra vez, confira o que o escritório já recebeu. Encontrar o arquivo é o começo: ainda é preciso saber a qual caso ele pertence e se aquela é a cópia que você pretende usar.

Comece pelo caso

Procure no local autorizado em que a equipe guarda os documentos daquele atendimento. Confira o caso antes de abrir ou copiar qualquer arquivo. O mesmo cliente pode ter assuntos diferentes; um recibo útil para um deles pode não servir ao outro.

Use nomes e pastas que ajudem a distinguir os documentos. Evite depender apenas de «final», «novo» ou «último». Se o sistema busca somente nomes e metadados, uma frase escrita dentro do PDF pode não encontrar o arquivo.

Abra antes de aproveitar

Exemplo fictício: na pasta «Cobrança», uma advogada encontra «recibo.pdf». Antes de usá-lo, abre o original e confere se o recibo corresponde ao fato que pretende relatar. A presença na pasta não substitui essa conferência.

Confira também a versão. Arquivos com o mesmo nome podem ter conteúdos diferentes. Mover um arquivo entre pastas não comprova que o sistema guardou uma versão anterior recuperável.

Se usar uma leitura feita por IA, compare-a com o original. Revise fatos, datas e limitações antes de levar a informação à peça. Confira se a nova leitura acrescenta documentos ou substitui a anterior; não suponha que todos os anexos continuaram no contexto.

Confira o envio e a guarda

Ao enviar uma pasta ou lote, confira os limites do serviço e quais arquivos terminaram. Uma mensagem de falha não confirma que tudo foi guardado. Antes de repetir, consulte a lista e procure uma opção de retomar o envio.

Mantenha os originais em local autorizado pelo escritório. Confira o prazo de guarda e as condições de exclusão do serviço usado. Download, histórico de versões e recuperação de excluídos são recursos diferentes; não conte com um deles sem verificar se está disponível.

Retome sem perder o contexto

Registre no ambiente de trabalho qual documento conferiu e qual informação pretende aproveitar. Ao voltar ao caso, confira esse ponto antes de solicitar uma nova cópia ao cliente.

Se precisar de ajuda com o software, informe apenas a ação e o código de erro. Não envie peça, arquivo, senha, chave, link privado ou dados do cliente para explicar uma falha.

Este roteiro trata de organização do trabalho. Para consultar as condições de guarda da Verbentia, leia a política de privacidade.