Como organizar o escritório de advocacia: prazos, tarefas e honorários em um lugar 

Resposta curta: para a banca de 2 a 10 advogados, organizar o escritório é manter três listas com dono e data: prazos (calculados e conferidos por duas pessoas), tarefas (cada uma com um responsável) e honorários (contrato por escrito e parcelas a receber). O que importa não é o programa, é que cada item tenha um lugar único, um responsável e uma data. Para dar nome a quem acompanha cada caso, veja como definir quem cuida de cada caso e confirma a passagem.

Este texto é método de trabalho. Prazos e contratos têm regras próprias do seu caso.

O problema: quatro telas, nenhuma confiável

O padrão que se repete em escritório pequeno: o prazo está na agenda do sócio, a tarefa está num grupo de WhatsApp, o honorário a receber está numa planilha e a procuração está no e-mail da secretária. Quando alguém sai de férias, ninguém sabe o que está pendente. Se um colega vai ajudar numa peça, veja como convidar um colega sem misturar escritórios.

A solução não é comprar um sistema de imediato. É combinar três regras e só depois escolher onde elas vivem (planilha, agenda compartilhada ou software).

Parte 1: prazos

A regra que sustenta a conta

O Código de Processo Civil (Lei 13.105/2015) traz as peças básicas:

• Dias úteis. "Na contagem de prazo em dias, estabelecido por lei ou pelo juiz, computar-se-ão somente os dias úteis" (art. 219). O parágrafo único limita a regra aos prazos processuais.
• Suspensão no fim do ano. "Suspende-se o curso do prazo processual nos dias compreendidos entre 20 de dezembro e 20 de janeiro, inclusive" (art. 220).
• Como contar. Os prazos "serão contados excluindo o dia do começo e incluindo o dia do vencimento" (art. 224). Se o começo ou o vencimento cair em dia de expediente encerrado antes ou iniciado depois da hora normal, ou houver indisponibilidade da comunicação eletrônica, passa para o primeiro dia útil seguinte (art. 224, §1º).
• Publicação no Diário. Considera-se data de publicação "o primeiro dia útil seguinte ao da disponibilização" no Diário da Justiça eletrônico (art. 224, §2º), e a contagem começa no primeiro dia útil depois da publicação (art. 224, §3º). Para intimação pelo Diário, o dia do começo é a data de publicação (art. 231, VII).
• Recursos. Excetuados os embargos de declaração, o prazo para recorrer e para responder é de 15 dias (art. 1.003, §5º). A contestação, em regra, também é de 15 dias (art. 335), com termo inicial que varia conforme o caso.

Exemplo calculado (fictício)

Intimação por publicação no Diário da Justiça eletrônico, prazo de 15 dias úteis, sem feriado local no período:

Atenção às armadilhas: feriado municipal e estadual do local do tribunal, suspensão por portaria, indisponibilidade do sistema e prazos que a lei conta de outro modo (penal, trabalhista, juizados). Não verificado neste texto: as regras de contagem desses outros ramos.

O método em três passos

1. Calcule e registre na hora. Intimação entrou, prazo calculado, data final na agenda do escritório, com o número do processo e o ato a praticar. Marque também uma data interna, alguns dias antes do último dia.
2. Dupla conferência. Quem calculou não é quem confere. A segunda pessoa recalcula do zero, olhando o tribunal e os feriados. Qualquer divergência vira conversa antes do fim do prazo.
3. Aviso para a equipe, não só para o sócio. Prazo que mora na agenda de uma pessoa vira prazo perdido quando ela adoece.

Parte 2: tarefas

Prazo é uma tarefa com consequência fatal. As demais também precisam de método:

• Uma tarefa, um responsável. "A equipe vai ver" significa que ninguém vê.
• Data e próximo passo. Toda tarefa tem "o que" e "até quando".
• Uma fila só. Se a tarefa chegou por WhatsApp, e-mail ou corredor, quem recebe a anota no lugar único.
• Revisão curta, toda semana. Quinze minutos, segunda de manhã: o que venceu, o que vence, quem está sobrecarregado.

Para escritório de varejo (muitos clientes, poucos advogados), vale uma rotina diária de abertura: prazos de hoje e de amanhã, contatos novos sem retorno, pendências de documento.

Parte 3: honorários

Contrato por escrito

O Código de Ética diz que a prestação de serviços do advogado "será contratada, preferentemente, por escrito" (art. 48). O contrato não exige forma especial, mas deve estabelecer "com clareza e precisão" o objeto, os honorários ajustados, a forma de pagamento, a extensão do patrocínio (todos os atos do processo ou só um grau de jurisdição) e o que acontece se a causa terminar em acordo (art. 48, §1º).

O Estatuto assegura o direito aos honorários convencionados, aos fixados por arbitramento judicial e aos de sucumbência (art. 22). Na falta de estipulação, a lei prevê que um terço é devido no início do serviço, outro terço até a decisão de primeira instância e o restante no final (art. 22, §3º). Quem junta o contrato aos autos antes do mandado de levantamento ou precatório pode pedir o pagamento direto, por dedução da quantia (art. 22, §4º).

Como controlar

• Registre o contrato e as parcelas no mesmo lugar do processo.
• Para cada parcela: valor, data, quem avisa o cliente, status.
• Separe "honorário contratado", "recebido" e "a receber"; no fim do mês você sabe o que entrou e o que falta cobrar.
• Honorário não se divulga em publicidade. A cobrança e a proposta são conversa individual, e anúncio com preço é outro assunto (Provimento 205, art. 3º, I).

Um mapa simples para começar

Erros comuns

• Calcular o prazo contando dias corridos quando o prazo é em dias úteis (ou o inverso, em ramo que conta diferente).
• Esquecer a suspensão de 20/12 a 20/01.
• Ignorar feriado municipal do local do tribunal.
• Um único calculador e nenhum conferente.
• Tarefa sem responsável.
• Contrato verbal e parcelas anotadas só na memória do sócio.
• Depender da agenda pessoal de uma pessoa só.

Checklist para começar esta semana

• Existe uma agenda de prazos única, compartilhada por toda a equipe?
• Todo prazo tem dupla conferência e uma data interna antes do último dia?
• A suspensão de fim de ano e os feriados locais estão no calendário?
• Cada tarefa aberta tem responsável e data?
• Há uma revisão semanal de 15 minutos?
• Todo cliente novo tem contrato por escrito, com objeto, valor, forma de pagamento e extensão do patrocínio?
• As parcelas a receber estão num lugar só, com data e responsável?
• Alguém cobre as férias do sócio que cuida dos prazos?

A Verbentia é uma empresa de software para advogados. A calculadora de prazos dela ajuda na primeira conta, mas o resultado deve sempre ser conferido na fonte oficial e no calendário do seu tribunal.